Manual de usuario

Optix ISP es el panel donde tu equipo gestiona el día a día del negocio: clientes, planes de servicio, facturación, pagos, soporte técnico, tu red (routers, fibra y WiFi), inventario y contabilidad — todo en un solo lugar.

Este manual está pensado para alguien que nunca usó el sistema. Cada sección explica qué hace un módulo, cómo se usa desde el día a día, y qué esperar cuando algo depende de un equipo real (un router, una OLT) en vez de solo datos en pantalla.

Un principio importante que vas a notar en todo el sistema: Optix nunca reporta como exitosa una acción que no se confirmó de verdad. Si activás un cliente y el router no responde, el sistema te lo va a decir claramente en vez de mostrar "listo" y dejarte con el cliente sin servicio sin que lo sepas.

Para entrar, usá el correo y la contraseña que te haya dado el administrador de tu empresa desde el portal de clientes. Si es tu primera vez y tu empresa ya tiene cuenta, pedile a quien la administra que te cree un usuario con el rol adecuado — no hay forma de sumarte por tu cuenta a una empresa que ya existe. Si en cambio querés conocer el panel antes de decidirte, podés crear tu propia cuenta de prueba gratis desde la página de inicio — entrás a un panel vacío, listo para cargar tu operación, activo por unos días. Para ver Optix funcionando con datos de ejemplo, adentro tenés el Laboratorio (más abajo).

Moverte desde el celular. Abajo de la pantalla tenés una barra con cuatro accesos directos a lo que más usás (cambian según tu rol: por ejemplo, un técnico ve ONUs y Soporte, una vendedora ve Clientes, Agenda y Planes) y un botón Más. «Más» abre todos los módulos agrupados por área, cada una con su color — Clientes, Red, Facturación, Operación, Contabilidad y Administración — con un buscador arriba para encontrar uno escribiendo su nombre. Arriba, debajo del título, aparecen pestañas con las pantallas hermanas del área en la que estás (en Red: ONUs, OLTs y las ONUs sin autorizar), para cambiar de una a otra sin volver al menú. Tu cuenta (zona de trabajo, perfil, Laboratorio y cerrar sesión) está en el ícono de persona de la esquina superior derecha, y la campana avisa de lo que pasa en tu red.

Una vez adentro, el Dashboard es tu punto de partida: arriba de todo hay una franja con un resumen destacado (clientes activos, ingresos del mes, tickets abiertos, estado de tu red — según lo que tu rol pueda ver), y debajo, tarjetas con clientes activos, ingresos del mes, facturas pendientes y tickets de soporte abiertos, además de gráficas (ingresos de los últimos meses, clientes por estado, salud de tu red de fibra y tus planes con más clientes) y el estado general de tu red, todo con datos reales, actualizados en el momento. Cada una de esas tarjetas es un atajo — hacé clic y te lleva directo a esa sección del panel. La primera vez que entrás vas a ver un tutorial corto con mensajes que señalan las secciones principales — podés saltarlo o volver a verlo cuando quieras con el botón "?" que queda junto a tu perfil.

En una cuenta nueva también aparece una tarjeta flotante de "Primeros pasos" con una lista corta: elegir el diseño del panel, recorrer el tour, conocer los módulos, entender los roles y, al final, entrar al Laboratorio. La podés minimizar o marcar como lista en cualquier momento; no vuelve a aparecer una vez que la cerrás.

El Laboratorio (botón junto al "?" de arriba, disponible para administradores y para quien tenga esa función) es Optix funcionando por completo, con datos de ejemplo — sedes, equipos de red, clientes, facturas, soporte, almacén — para que explores cualquier flujo sin tocar tu información real. Entrás y salís cuando quieras; lo que hagas ahí adentro no se guarda, es solo para practicar y conocer lo que ofrece el sistema antes de usarlo en tu cuenta.

El Dashboard es tuyo para acomodarlo: hay un menú discreto de tres puntos arriba a la derecha del saludo que abre un editor donde podés arrastrar cualquier tarjeta para moverla y estirarla desde una esquina para achicarla o agrandarla — ancho y alto, como armar un collage — o quitarla si no la usás — y esto vale también para las tarjetas de siempre (por ejemplo, si nunca usás "Tareas programadas", la sacás). Podés además sumar tarjetas nuevas con más métricas y mini-gráficas (pagos por método, facturas por estado, clientes por tipo de facturación, OLTs por marca, y varias más), previsualizándolas con tus datos reales antes de agregarlas. Una de ellas es un monitor de tráfico en vivo: elegís un router y después toda la RB (el consumo total de tus clientes, para ver si están saturando el canal) o una ONU puntual (su subida y bajada, como abrir la cola de ese cliente en Winbox), y la gráfica se actualiza sola cada pocos segundos mientras tenés el panel abierto. Todo queda guardado para tu usuario, y siempre podés volver al panel original con "Restablecer". Solo aparecen las tarjetas de datos que tu rol ya puede ver.

Lo que ves en el menú depende de tu rol — si no ves un módulo que esperabas, es probable que tu usuario no tenga permiso para esa sección; hablá con un administrador de tu empresa (ver Roles y permisos).

Podés cambiar tu propia contraseña en cualquier momento desde tu perfil, en el menú superior derecho una vez que iniciaste sesión.

Si venís de otro sistema y preferís un menú lateral en vez de la barra de arriba, la primera vez que entrás te lo va a preguntar. Podés cambiar de opinión cuando quieras desde tu perfil, en la sección "Diseño de interfaz" — es una preferencia personal, no afecta a nadie más de tu equipo.

Para trabajar de noche sin encandilarte, tu perfil también tiene un modo oscuro — se activa igual que el diseño de interfaz, es tuyo solo y no afecta a nadie más de tu equipo.

Los planes definen lo que le vendés a un cliente: velocidad y precio. Creá tus planes primero — hogar, empresarial, lo que corresponda a tu negocio — y después asigná cada cliente nuevo a uno de ellos. Un plan también puede tener un descuento programado (por ejemplo, mitad de precio un mes sí y un mes no durante varios meses, como una promoción de bienvenida) — hay plantillas ya armadas para las combinaciones más usadas, para no tener que calcular nada a mano.

Si ya tenés tus clientes cargados en otro sistema (por ejemplo, al arrancar en Optix con una base que ya existía), no hace falta cargarlos uno por uno: desde el listado de clientes, "Importar CSV" te deja subir un archivo con todos a la vez (nombre, documento, plan, sede, día de facturación, IP/MAC, y el router y la ONU a la que pertenece cada uno). Antes de aplicar nada te muestra una previsualización fila por fila, marcando en rojo cualquiera que tenga un problema, para que revises antes de confirmar — y si igual algo sale mal en una fila puntual, el resto del archivo se importa igual. Podés descargar una plantilla de ejemplo con las columnas correctas desde la misma pantalla.

La ficha de un cliente guarda sus datos de contacto y documento, su plan, y su estado de servicio (activo o suspendido). Si necesitás tenerlo presente por algún motivo — hacerle seguimiento, dejárselo marcado a un colega — podés destacarlo con la estrella junto a su nombre, tanto en el listado como en su propia ficha: queda visible para cualquiera de tu equipo, y podés filtrar el listado para ver sólo los destacados. Desde su ficha también podés:

• Arriba de todo, un diagnóstico rápido: en una línea ves si su conexión está en línea, si su equipo de fibra responde y con qué nivel de señal, y si tiene facturas vencidas — con un botón para volver a consultar todo eso en vivo. Si tiene una ONU, ahí mismo también podés reiniciarla sin salir de su ficha — útil cuando quedó "pegada" o necesita tomar un cambio de configuración; no borra nada de lo que ya tiene guardado, sólo reinicia su sesión con el equipo de fibra. Mientras se reinicia, la ficha lo marca como "reiniciando" y no da por bueno un ping hecho en ese momento: espera uno o dos minutos y vuelve a actualizar. La tarjeta de la ONU también muestra su temperatura y el tiempo que lleva en línea (cuando el equipo de la red los informa), para confirmar de un vistazo que todo trabaja bien. Más abajo, un historial técnico de red con los últimos eventos (consultas, cortes, reinicios) sobre el equipo de ese cliente, para ver de un vistazo si viene fallando seguido.
• Activar / suspender / eliminar el servicio — activar y suspender no solo cambian una etiqueta en pantalla, también le avisan al router real del cliente para que el cambio sea efectivo de verdad. "Eliminar" no borra ningún dato: pasa al cliente a un listado aparte de clientes retirados (desvinculados de tu empresa), conservando todo su historial — desde ese listado podés reactivarlo en cualquier momento. Por tratarse de una acción delicada (más todavía cuando eliminás varios a la vez desde el listado), el sistema te pide confirmar con tu contraseña antes de aplicarla. Si el cliente tiene ONU, hay una opción para desactivar también su ONU en la OLT al suspender o eliminar (y reactivarla al activar): no borra su configuración, sólo la deja de servir. El valor por defecto de esa opción lo definís en los ajustes de tu empresa.
• Ver su historial de pagos y tickets de soporte, y leer sus observaciones.
• Todo lo de facturación reunido en una sola sección, Facturación: un resumen del total pendiente y la fecha del próximo vencimiento, el historial de facturas del cliente con un botón para ver el PDF de cada una y otro para enviarla por WhatsApp directo desde ahí, además de Generar una factura puntual (respeta la fecha de corte y el descuento programado de su plan) o agregar un cargo adicional (una visita técnica, una reconexión, etc.) — si el cliente ya tiene una factura pendiente, el cargo se suma ahí como un ítem más; si no tiene ninguna, se crea una factura nueva.
• Agregar una orden de servicio para el técnico — mantenimiento, retiro, visita, o cualquier incidencia — directo desde su ficha, eligiendo el tipo y la fecha y hora de la visita (obligatoria acá, para que quede agendada la que te haya pedido el cliente) en una tarjeta dedicada, con un "+ Agregar descripción" opcional si necesitás dejar algún detalle puntual; queda numerada y abierta en Soporte al instante, con un documento imprimible listo para entregarle al técnico (datos del cliente, del plan, esa misma fecha de visita, y espacio para su firma y la del cliente al terminar el trabajo). Al crear un cliente nuevo, su orden de instalación ya queda generada sola — no hace falta crearla a mano.
• Enviar el contrato por WhatsApp — un botón en la parte de arriba de la ficha de un cliente al que todavía no se lo mandaste, que le manda un enlace a un PDF con los datos del servicio contratado. Una vez enviado, ese mismo lugar te deja volver a ver el contrato cuando quieras. Por defecto es un resumen que Optix arma solo — si tenés tu propio contrato real (el documento legal que le hacés firmar al cliente), podés cargarlo una sola vez en Administración → "Empresa" y de ahí en adelante es ese el que se manda.
• Guardar los documentos del cliente — cédula, evidencia de instalación, lo que necesites — en una sección propia de su ficha. Se guardan en un almacenamiento privado: solo se pueden ver o descargar con sesión iniciada y permiso, nunca por un enlace público.
• Actualizar los datos técnicos de su conexión (más detalle en Tu red).

En el listado de clientes podés buscar por nombre, documento o IP asignada, filtrar por estado, por zona (si tu negocio organiza el servicio así), por sede y, si activaste un ciclo de facturación propio, por fecha de facturación (por ejemplo, solo los clientes que cortan el día 20) — y ordenar por cualquier columna con un clic en su título. Arrastrando el borde derecho de un encabezado podés ajustar su ancho — tu navegador lo recuerda para la próxima vez. Abajo a la izquierda podés elegir cuántos clientes mostrar por página (o todos de una vez), y seleccionando varios a la vez podés activarlos, suspenderlos o eliminarlos en bloque.

Si tu negocio opera en más de un lugar físico (por ejemplo, dos oficinas o dos redes de fibra distintas administradas desde la misma cuenta), el enlace "Sedes" junto al listado te deja crearlas y asignar cada cliente a la que corresponda — también podés asignar un router o una OLT a una sede desde sus propios formularios (ver Tu red). Es completamente opcional: si operás en un solo lugar, no hace falta crear ninguna. Desde ese mismo listado, "Ver dashboard" te muestra un resumen de esa sede en particular (clientes, ingresos, tickets, red), sin mezclarlo con el resto de tu empresa.

Si tenés varias sedes, un ícono de ubicación aparece en el menú principal para elegir en cuál querés trabajar en ese momento — mientras esté seleccionada una, todo lo que veas y crees en el panel (clientes, facturación, soporte, red) queda acotado a esa sede, sin mezclarse con las demás. Podés cambiar a otra sede o volver a "Todas las zonas" cuando quieras, sin perder tu acceso a nada — es solo una forma de enfocar la vista, no una restricción real de tu cuenta. Esta opción solo la ve quien administra todas las sedes; a un usuario que ya delegaste a una sola sede (ver Roles y permisos) el panel se le acota automáticamente, sin que tenga que elegir nada.

En el formulario, la dirección del suscriptor vive en un solo bloque: dirección, ciudad, barrio, y cualquier dato adicional que necesites para ubicarlo con precisión — tipo de vivienda (casa o apartamento), torre/bloque/manzana en zona urbana, vereda o punto de referencia en zona rural. Si algo de eso no está contemplado, un "+ Agregar campo" ahí mismo te deja crear una fila con nombre y valor propios de ese cliente — no afecta el formulario de los demás, y podés editarla o quitarla ahí mismo cuando quieras. La ficha del cliente también trae un campo de IP asignada, junto a Zona/VLAN — esos dos son datos de red, así que viven aparte de la dirección física. Junto a la IP hay un botón "Buscar en la red" que confirma si esa IP existe en tu router y, si el cliente está conectado en ese momento, trae su MAC — nunca se aplica solo, siempre te muestra el resultado primero. La ficha del cliente también tiene un botón "Ping" (junto a "Refrescar red") para confirmar si el cliente responde en la red ahora mismo, y — cuando hay suficiente histórico — un gráfico chiquito de cómo viene la señal óptica de su fibra en los últimos días.

El tipo de documento incluye PPT (Permiso por Protección Temporal) para clientes extranjeros venezolanos con ese estatus migratorio, además de cédula, cédula de extranjería, NIT y pasaporte.

En cualquiera de las 4 tablas grandes del panel (Clientes, Facturas, Mensajes de WhatsApp, Soporte) el botón "⋮", en la esquina superior derecha de la tabla, te deja elegir qué columnas mostrar u ocultar — la elección se recuerda en tu navegador para la próxima vez que entres.

Las facturas se generan automáticamente para cada cliente activo según su plan (ver tareas automáticas), aunque también podés crear o ajustar una factura manualmente cuando haga falta. Por defecto, cada cliente recibe una factura al mes con 15 días para pagar — pero si tu negocio cobra en fechas fijas (por ejemplo, el 5, el 20 y el 30 de cada mes), podés activar un ciclo de facturación propio desde los datos de tu empresa: elegís esas fechas, cuántos días antes se avisa con la factura, y cuántos días después se corta el servicio si sigue sin pago. Cada cliente queda asignado a una de esas fechas — un cliente nuevo arranca con su primera factura prorrateada según el día que se instaló, y uno que ya venía facturando se le asigna la fecha directamente desde su ficha.

Al crear una factura manualmente, cada ítem tiene su propio descuento e IVA (en porcentaje) además de cantidad y precio — útil para facturar cosas puntuales con IVA (venta de material, publicidad), a diferencia del servicio de internet residencial. Si repetís los mismos conceptos seguido (visita técnica, instalación, venta de fibra), cargalos una vez en el catálogo de ítems (Facturación → "Catálogo de ítems") con su precio sugerido — al armar una factura, elegirlos de una lista completa la descripción y el precio por vos.

No todo lo que facturás es un suscriptor con plan — para venderle fibra a otro ISP, cobrar publicidad, o facturar cualquier cosa puntual a alguien que no es tu cliente, usá "Facturar a un tercero" en el formulario de nueva factura: un panel corto (nombre, documento, teléfono, email) crea un cliente "ocasional" sin salir de la pantalla, que queda seleccionado ahí mismo. Un cliente ocasional no tiene plan ni servicio, así que no aparece en tu listado normal de clientes (salvo que elijas verlo explícitamente con el filtro "Ocasionales"), no cuenta en tus reportes de suscriptores activos, y no aparece en los selectores de Red o Soporte — solo existe para poder facturarle.

Cada factura tiene un PDF con el diseño de tu marca, descargable desde el panel, y un enlace público que podés compartir con el cliente sin que necesite iniciar sesión — es el mismo enlace que se manda por WhatsApp. Ese enlace es único por factura y tiene fecha de expiración; no se puede usar para ver facturas de otro cliente. La palabra con la que arranca el título de esa página (y el preview que se ve al compartir el enlace) es configurable desde los datos de tu empresa — por defecto "Factura", pero podés cambiarla por "Cobro" o la que prefieras.

Podés elegir entre dos estilos visuales de factura y personalizar tu logo, tu paleta de colores y algunos datos regulatorios (número RTIC, acogimiento a la Ley 1341) desde los datos de tu empresa. También podés ocultar secciones que no apliquen a tu negocio —por ejemplo, la cédula del cliente o la tarjeta de contacto si todavía no tenés una línea de atención— y ver una vista previa en pantalla antes de guardar los cambios. Ahí mismo cargás los medios de pago que aparecen en la factura (Nequi, Daviplata, número de cuenta, o lo que uses en tu negocio) — si el nombre coincide con uno conocido se muestra con su logo real. PSE aparece siempre en la factura como opción de pago, aunque no cargues ningún dato para él.

El listado de facturas tiene los mismos filtros que el de clientes: buscá por número de factura, por nombre/documento del cliente o por su IP asignada, filtrá por zona/VLAN, por sede (si tu empresa administra más de una) o por fecha de facturación, elegí cuántas mostrar por página (o todas de una vez), y ajustá el ancho de cada columna arrastrando su borde — tu navegador lo recuerda para la próxima vez. Seleccionando varias facturas a la vez podés mandar el recordatorio de WhatsApp correspondiente (de pago próximo o de mora, según corresponda a cada una) o eliminarlas en bloque en un solo paso, en vez de entrar factura por factura — eliminar, individual o en lote, te pide confirmar con tu contraseña antes de aplicarse, y solo borra las facturas que no tienen pagos registrados.

Un pago pasa por dos estados: se registra primero como pendiente, y solo se marca como verificado cuando la pasarela de pago (por ejemplo PayPal) confirma la transacción del lado real, o cuando un administrador lo verifica manualmente con el comprobante en mano. Un pago rechazado queda registrado igual — nunca desaparece del historial, para que siempre puedas ver qué pasó con cada intento. Podés registrar un pago en efectivo desde el listado general de "Pagos" o, más rápido, directo desde la ficha del cliente ("+ Registrar pago" en su sección de Pagos) — sin salir de esa pantalla para monitorizar, facturar y cobrarle a ese cliente todo en un solo lugar.

Podés registrar más de un pago contra la misma factura — si un cliente abona una parte y el resto queda pendiente, la factura pasa a estado parcial (en vez de marcarse como pagada de una), con el saldo restante siempre visible junto al monto. Se marca pagada recién cuando la suma de los pagos verificados cubre el total.

Si activás Acuerdos de pago (Administración → "Empresa"), podés ofrecerle a un cliente con deuda un plan en cuotas sobre su saldo total — semanales, quincenales o mensuales calculadas automáticamente, o con fecha y monto fijados a mano por cuota. Se crea desde la ficha del cliente ("Acuerdo de pago") y se administra desde Facturación → "Acuerdos de pago". Mientras el acuerdo esté al día, el cliente queda protegido del corte automático por mora — si una cuota vence sin pagarse, tiene un margen de gracia (configurable) antes de que el acuerdo se marque incumplido y quede sujeto al corte normal otra vez. Pagar una cuota sigue el mismo camino de siempre: queda pendiente hasta que alguien con permiso de verificación lo confirme en "Pagos".

Optix revisa todos los días qué facturas quedaron vencidas y marca al cliente en mora. Después de un plazo de gracia configurable, el sistema corta el servicio automáticamente — y en cuanto el cliente se pone al día, lo reconecta también sin que nadie tenga que hacerlo a mano (esto corre cada 15 minutos).

Todo corte o reconexión, automático o manual, se aplica sobre el equipo real del cliente — nunca sobre el de otro, aunque compartan el mismo router. Si en algún momento necesitás cambiar el plazo de gracia u otro parámetro de este flujo, contactá a soporte de Optix.

Cada reclamo o incidencia de un cliente se registra como un ticket de soporte, asociado a su ficha. El mismo módulo sirve para órdenes de servicio e instalación para tu técnico (instalación, mantenimiento, retiro, visita) — no hace falta que sea un reclamo del cliente para registrar algo que alguien tiene que ir a hacer. Cada ticket recibe un radicado automático y bien visible (por ejemplo OI-000002 para una instalación, OS-000015 para el resto) — dos numeraciones separadas y consecutivas por tu empresa, para que identifiques de un vistazo qué tipo de orden es. Cada ticket tiene un botón PDF con un documento imprimible listo para el técnico, con el radicado bien grande arriba — datos del cliente, del plan, el tipo de orden, y espacio para firmar al terminar el trabajo.

Al abrir un ticket entrás a su página de seguimiento, donde podés moverlo entre estados (abierto, en proceso, reprogramado, cerrado) las veces que haga falta — incluso volver a abrir uno que ya habías cerrado si el problema reaparece —, marcarle una prioridad (alta, media o baja), asignarlo a alguien de tu equipo, agendar (o reprogramar) la fecha y hora de la visita del técnico — que aparece también en el documento imprimible de la orden —, e ir dejando notas de seguimiento con lo que se fue haciendo, visibles para todo el que tenga acceso al ticket. Un historial al pie de la página deja registrado quién cambió qué y cuándo — cerrar y editar el ticket siguen siendo acciones separadas, así que un rol puede tener permiso para dar seguimiento sin necesariamente poder cambiar su estado, según cómo organices los permisos de tu equipo.

Cuando asignás un ticket a alguien de tu equipo, y cuando lo cerrás, el sistema le avisa automáticamente por WhatsApp al técnico y al cliente respectivamente — sujeto a la misma cuenta de WhatsApp Business de tu empresa que usan los avisos de facturación (ver Avisos por WhatsApp); si no está conectada, el aviso queda pendiente de mandar a mano en Administración → "Mensajes de WhatsApp", sin afectar el resto del ticket.

Los tickets abiertos más recientes aparecen directo en el Dashboard, para que tu equipo tenga siempre a la vista lo que falta atender. El listado completo de tickets también deja ajustar el ancho de cada columna arrastrando su borde, igual que en Clientes y Facturas, y filtrar por estado, por técnico (o los que no tienen ninguno asignado) y por visita (hoy, próximos 7 días o sin agendar). Para ver las visitas de un vistazo, Soporte → "Agenda de visitas" las muestra por día, con botones para llamar, escribirle al cliente por WhatsApp y abrir la dirección en el mapa. Al asignar un técnico, si su usuario no tiene teléfono cargado o WhatsApp no tiene configurada la plantilla de alerta, Optix te lo avisa en el momento en vez de dejar que el aviso no salga sin que te enteres.

Técnicos de campo — "Mis visitas". Cada técnico ve únicamente las instalaciones y mantenimientos que se le asignaron, en una pantalla pensada para el celular: hora, cliente, dirección, y botones para llamar, escribirle por WhatsApp y abrir el mapa. Dentro de cada visita marca su avance (en camino, llegué, iniciar), sube las fotos con la cámara o desde la galería (en una instalación, la copia de la cédula del cliente y cómo quedó la instalación), escribe las observaciones, anota el material utilizado y finaliza la visita. Optix no le deja finalizar hasta que esté completo y le va diciendo qué falta. Las fotos de la cédula son un dato personal: quedan guardadas de forma privada, solo las ve la administración y cada vez que alguien las abre queda registrado.

Cancelar o reagendar una visita. Si en el sitio no se puede instalar (no hay puertos disponibles, el cliente no está, falta el permiso de la administración del conjunto…), el técnico solicita cancelar o reagendar eligiendo un motivo. Quien administra revisa las solicitudes en Soporte → "Solicitudes de visitas" y las aprueba o rechaza con una nota; mientras tanto la visita sigue en la agenda del técnico. Si tu negocio prefiere que el técnico lo haga directamente, se puede configurar. En la ficha de cada ticket verás lo que dejó el técnico: tiempos, observaciones, material y fotos.

El panel y los avisos del técnico. Al entrar, el técnico ve un panel propio: las visitas de hoy, las que tiene pendientes, cuántas instalaciones y mantenimientos lleva completados en el mes, sus solicitudes en espera y las próximas visitas. En la campana recibe avisos personales (le asignaron una visita, se reagendó, le aprobaron o rechazaron una solicitud), y un breve tutorial lo guía la primera vez. Su cuenta solo incluye el trabajo de campo: no ve la lista de clientes ni los equipos de la red. Si eres administrador, puedes cambiar esto dándole funciones adicionales desde Usuarios.

Asignación y avisos por WhatsApp. Quien administra asigna cada visita a un técnico desde el ticket; si quieres, puedes darle esa función a otra persona del equipo desde Usuarios. También puedes permitir que los técnicos tomen por sí mismos las visitas que aún no tienen responsable: aparecen en Mis visitas y la primera persona que la toma se queda con ella. Optix avisa por WhatsApp cuando una visita se reagenda, cuando un técnico pide cancelar o reagendar, cuando se resuelve esa solicitud y cuando se completa una instalación; además cada técnico recibe por la mañana el resumen de su día y un recordatorio antes de cada visita. Todo esto se activa o ajusta en Soporte → Solicitudes de visitas → Ajustes.

Autenticar la ONU desde la visita. Si lo permites, un técnico puede darle internet a la ONU del cliente sin salir de su visita: toca Autenticar la ONU, elige la ONU que Optix detecta (o escanea la etiqueta con la cámara), indica la VLAN y listo; la ONU queda vinculada al cliente de esa visita. Se activa por persona desde Usuarios (función «Autenticar ONU en la visita») y no le da acceso al resto de la red. Si quieres, puedes exigir que la ONU quede vinculada antes de poder finalizar una instalación.

Conjuntos, planos y puertos de las cajas (NAP). En Tu red → Conjuntos y planos registras cada conjunto o edificio con sus torres, subes sus planos y marcas en el plano dónde está cada caja. Cada caja lleva la cuenta real de sus puertos (libres, ocupados o dañados) y Optix te avisa cuando una se llena. Al instalar, el técnico elige la caja y solo ve los puertos que están libres, junto con el lugar exacto en el plano; al finalizar, el puerto queda ocupado por ese cliente. Los planos son privados: solo los ve tu equipo.

Extras para el trabajo en sitio. En Ajustes de visitas y técnicos puedes activar: un checklist de instalación (los puntos que el técnico debe marcar antes de finalizar), la firma del cliente en la pantalla del técnico (opcional u obligatoria) y el registro de la ubicación al llegar y al terminar (el celular pide permiso). Al finalizar, Optix genera un acta en PDF con la hora de llegada y salida, las observaciones, el material y la firma, que puedes descargar desde la visita. El técnico ve en «Mis visitas» un enlace con la ruta del día en el mapa, y quien supervisa tiene una pantalla de métricas por técnico y por mes.

Si se cae la señal. Cuando el técnico sube una foto y se pierde la conexión, la foto queda guardada en su teléfono y Optix la envía sola en cuanto vuelve la señal, sin duplicarla; mientras tanto ve un aviso con cuántas fotos esperan. El resto de pasos de la visita sí necesita conexión.

Responder por WhatsApp. Cuando el técnico recibe el aviso de su visita puede contestar directamente en WhatsApp: «confirmo», «en camino» o «llegué» (o tocar los botones si tu negocio los activó). Optix lo anota en la visita como si lo hubiera hecho en pantalla y le responde para confirmarle. Solo funciona con el número de teléfono que el técnico tiene en su perfil, y solo sobre sus propias visitas.

Kit de material. En Ajustes de visitas y técnicos puedes escribir el material que normalmente se usa en una instalación (por ejemplo, cable y conectores con sus cantidades). El técnico lo ve como «Kit sugerido» y lo agrega a la visita con un toque, ajustando lo que haga falta. Es una ayuda para registrar más rápido. Si lo prefieres, en el mismo kit puedes indicar el artículo de tu almacén de cada material y Optix descontará del inventario lo que el técnico realmente usó al finalizar la instalación (si falta stock, no frena el cierre: te avisa para ajustarlo).

Bono por instalación. Si lo activas en Ajustes de visitas y técnicos, Optix le registra al técnico el valor que definas cada vez que completa una instalación. Quien gestiona comisiones ve lo pendiente en Soporte → Solicitudes de visitas → Bonos de técnicos y lo marca como pagado con su referencia; Optix lleva la cuenta, el pago lo haces tú. El técnico ve en su panel cuánto lleva en el mes.

Este es el módulo que conecta el panel con tu equipo real de red. Antes de usarlo, tu router MikroTik y/o tu OLT tienen que estar dados de alta en el sistema con los datos de acceso correctos — pedile a un administrador que los configure si todavía no están. Al dar de alta una OLT podés además registrar su nombre, modelo, tipo de PON y, si tu equipo lo usa, los datos de SNMP y Telnet; solo la IP, el usuario y la contraseña son obligatorios.

Routers MikroTik

• Gestión de conexiones PPPoE por cliente: crear, activar, cortar y eliminar — es lo que usan los botones de "Activar/Suspender/Eliminar" de la ficha de cliente. El listado de conexiones abre con un resumen (cuántas activas, cuántas en línea, cuántas con tráfico) y se puede buscar, filtrar por router o por estado, ordenar por columna, además de refrescar los datos en vivo de todas las que están a la vista de una vez.
• Datos técnicos en vivo (MAC, IP, tráfico, si el equipo responde en la red) cuando el cliente está conectado.
• El listado de routers muestra, por cada uno, cuántos servicios tiene encima (PPPoE y/o IPoE — según cómo tengas armada tu red —, WireGuard/Hotspot/OLT) y su consumo reciente (subida y bajada) de un vistazo — se puede buscar por nombre o IP, filtrar por sede o tipo de conexión, y ordenar por cualquier columna tocando su encabezado. Los listados de WireGuard, Hotspot, OLT y NAP funcionan igual.
• La columna Estado del listado de routers muestra el resultado de la última verificación y cuándo se hizo (se renueva sola cada 12 horas, sin cargar tus equipos): debajo ves cada paso — Túnel (si el router va por WireGuard), Red y API — con ✓ o ✗, y al pulsarlo se explica qué falló (túnel caído, el router no responde, usuario o contraseña rechazados…). Con Verificar ahora lo compruebas en el momento. Al guardar un router se verifica solo al instante y ves el detalle de cada paso (un router en modo WireGuard se verifica cuando ya generaste su script de conexión y el túnel está emparejado).
• Cada router tiene una consola de gestión (botón "Administrar" en el listado): un resumen del equipo (modelo, RouterOS, uptime, CPU, memoria, y cuántos de tus clientes PPPoE o IPoE están en línea ahora mismo) con gráficas del consumo de los últimos días y de los servicios que tiene encima, el estado de cada puerto físico, las sesiones y secrets PPPoE, las interfaces (estado, MAC, tráfico acumulado) y las colas simples de ancho de banda (objetivo y límite por cliente). La pestaña Usuarios junta PPPoE e IPoE en una sola tabla para buscar, filtrar y ordenar, con un botón para pinguear cualquier IP y otro para ver el tráfico en vivo (bajada/subida y paquetes por segundo) de ese usuario puntual — para los clientes sin sesión propia (IPoE) también indica si el equipo está conectado aunque no esté generando tráfico en ese instante, o si de plano no hay señal de que esté conectado. Cada fila también muestra, cuando lo encuentra, a qué cliente de Optix corresponde y qué reporta su fibra (descripción y señal óptica), con un aviso si esos dos datos quedaron desincronizados entre sí — si el cliente no tiene la IP cargada en su ficha pero la anotaste en sus "Observaciones" (junto a la MAC, por ejemplo) o quedó escrita por error en el campo de "N° de documento", Optix también la encuentra ahí y te avisa que ese emparejamiento conviene revisarlo antes de darlo por bueno — si salió del campo de documento, además conviene corregirle el número de cédula real al cliente, no sólo la IP. El botón "★ Destacar matcheados" marca con la misma estrella que usás en Clientes a todos los que esta pantalla encontró, para que después los puedas filtrar ahí con "Sólo destacados" e ir revisándolos/consolidándolos de a uno. Filtrando por "Sin cliente en Optix" aparece el botón "Verificar candidatos (ping)": le manda un ping desde el router a todas esas filas y marca con un ✓ las que sí responden — útil para encontrar abonados reales que todavía no tenés cargados en Optix, sin que el sistema los cree solo (eso siempre lo hacés vos, dándolos de alta a mano con los datos reales del cliente). Con permiso para administrar la red podés además renombrar la descripción de cualquier fila (queda escrita en el router) y vincularla a un cliente de Optix a mano, eligiéndolo de una lista — no hace falta que el sistema lo haya reconocido solo; al vincular también se completa la dirección MAC del equipo, si la RB la reporta. Si una fila quedó vinculada al cliente equivocado (por ejemplo, una cola de prueba que no es un abonado real), un botón "Desvincular" le borra la IP y la zona al cliente para que deje de aparecer emparejado ahí. Para el resto de la administración (perfiles, límites nuevos, etc.) seguí usando Winbox.
• Reconciliar clientes desde el router: si tus abonados ya están bien identificados en Winbox (nombre y zona en el comentario de su cola, IP en el objetivo) pero a algún cliente de Optix le falta la IP o la zona, esta pantalla lee esas colas y secrets, los cruza con tus clientes (sólo con los de la misma zona que ese router, para no mezclar abonados de zonas distintas), y muestra lado a lado lo que sabe Optix, lo que dice el router y lo que reporta la fibra de esa ONU (columnas ordenables tocando cada encabezado, con ancho ajustable arrastrando su borde y un menú "⋮" para mostrar u ocultar las que no te interesen, igual que en las demás tablas de esta sección). Las colas que uses en el router para hacer pruebas de velocidad sueltas (con nombres tipo "SPEED TEST-") no aparecen acá como si fueran un abonado aparte. Un clic completa los datos que falten (sin escribir nada en el router), te lleva a editar el cliente, o desvincula un cruce que resultó equivocado. Cuando un cliente ya tiene IP o zona cargada pero el router reporta otra cosa (por ejemplo, cambió de fibra o pasó a otra forma de conexión), un botón aparte "Actualizar" te deja sobrescribir el dato viejo con el que reporta el router — a diferencia de completar, que nunca pisa lo que ya tenías cargado. Marcando el checkbox de varias filas a la vez podés aplicar "Completar", "Actualizar" o "Desvincular" en bloque, sin tener que ir fila por fila. Si una fila no tiene ningún cliente todavía, "Crear cliente" abre el formulario con el nombre, la sede, la zona/VLAN y la IP ya cargados — y una vez creado, su ficha ofrece "Buscar en la OLT" para vincularlo solo a su fibra si hay una única ONU sin cliente que calce con esa misma zona. Si preferís elegir vos mismo a qué cliente corresponde una fila — porque el sistema no encontró ninguna coincidencia, o la sugerencia automática no era la correcta — cada fila tiene además un selector con todos tus clientes para vincularla a mano a cualquiera de ellos. También podés mandarle un ping a la IP de cualquier fila para confirmar si responde en la red.
• WireGuard (VPN) y Hotspot para puntos de acceso WiFi administrados, con perfiles y usuarios propios. En Hotspot, primero armás un perfil por cada velocidad/duración que quieras ofrecer (por ejemplo "Sala de espera" a 5 Mbps con sesión de 60 minutos), y después das de alta un usuario — el par de usuario/contraseña que le entregás al cliente para que se conecte — eligiendo el perfil que le corresponde.

  Tutorial (15s) — crear un usuario de Hotspot paso a paso

• Si tu router no tiene IP pública propia, al darlo de alta elegí "Conexión: WireGuard" en vez de "API" — la pantalla de "Conexión remota" te da un script de un solo paso para pegar en la terminal de tu equipo (RouterOS v7): el router se conecta solo, sin que tengas que copiar ninguna llave a mano ni abrir puertos en tu red. Si preferís revisar cada paso vos mismo, esa misma pantalla también ofrece el modo manual. La pantalla muestra si el túnel está activo.

Procedimiento: conectar un RouterBoard sin IP pública

OLT y fibra (GPON)

• Cada OLT tiene su consola de gestión (botón "Administrar" en el listado): estado del equipo y de sus puertos, VLANs, tráfico por interfaz en vivo, información de sistema (versión, reloj) y las ONUs conectadas, con acciones para autenticar, renombrar, eliminar, bajar/subir o reiniciar cada una. Una fibra nueva que la OLT detectó pero que nadie autorizó todavía aparece resaltada al principio de ese mismo listado, para que no se te pase. Según el modelo de OLT verás más o menos detalle. Sirve para operar la fibra sin entrar al panel propio del equipo.
• En el listado de OLTs, la columna Estado muestra el resultado de la última verificación de cada equipo y cuándo se hizo (se renueva sola cada 12 horas, para no cargar tus equipos). Debajo del estado ves cada paso por separado — Red, SSH/Telnet y SNMP — con ✓ o ✗; al pulsarlo te explica qué falló y por qué (por ejemplo: el equipo no responde en la red, las credenciales fueron rechazadas, o el SNMP no contesta). Si acabas de arreglar algo, usa el botón Verificar ahora para comprobarlo en el momento. Al guardar una OLT (nueva o editada) se verifica sola al instante y ves el detalle de cada paso, para saber enseguida si los datos que cargaste funcionan y, si no, qué corregir.
• Si tu OLT no tiene IP pública propia pero está en la misma red que un RouterBoard que ya conectaste sin IP pública (ver arriba), al dar de alta la OLT elegí ese router en "Conectar a través de" — no hace falta una VPN aparte para la OLT. Si todavía no tenés ningún RouterBoard conectado, la misma pantalla te ofrece crear uno ahí mismo.
• Autenticar una ONU nueva, paso a paso. Conecta la fibra y enciende la ONU; espera uno o dos minutos. En ONUs toca Autenticar ONU y elige la ONU nueva de la lista que te muestra la OLT. Pon la VLAN que le configuraste (o la velocidad, según el equipo) y toca el botón: no hace falta saber de qué cliente es. Cuando termina, desde el detalle de la ONU la atas a su cliente. Si la ONU ya había sido de otro cliente, el sistema te avisa a quién y la suelta solo — ese cliente no se borra. Las ONUs recién autenticadas aparecen primero y resaltadas en verde. El formulario completo sigue disponible como "modo avanzado".
• Aprovisionamiento y baja de ONUs (el equipo que va en casa del cliente de fibra). Si el técnico ya configuró la ONU directo en el equipo, se puede desmarcar "Aprovisionar automáticamente en la OLT" al registrarla — queda guardada en el sistema sin que Optix vuelva a intentar la configuración real. Si el cliente todavía no existe, un link "+ Crear cliente nuevo" en el mismo formulario abre el alta y vuelve acá con el cliente recién creado ya seleccionado, sin perder lo que ya habías tipeado de la ONU. Una sección aparte, "Conexión en el router", deja elegir si además se crea de una la conexión del cliente en su RouterBoard (PPPoE o IPoE) — si algo de eso falla, la ONU ya queda guardada igual, y el aviso te dice específicamente qué faltó terminar. Al elegir la OLT, el campo "Perfil" te ayuda a no tener que escribirlo de memoria: en OLTs BDCOM aparece como una lista fija con los anchos de banda reales ya configurados en el equipo (para no repetir el error de escribir uno que no existe), y en el resto de las marcas te sugiere los nombres que ya usaste antes en esa misma OLT; apenas la OLT confirma el alta, Optix consulta sola la información real de la ONU (señal, estado) en vez de dejarla vacía hasta que la actualices a mano. El listado de ONUs autorizadas abre con un resumen visual (cuántas hay, cuántas en línea, cuántas con señal crítica, y un gráfico de la salud óptica del parque), y se puede buscar, filtrar por OLT, estado (en línea / fuera de línea / baja señal) o por las que todavía no tienen cliente asignado, ordenar por columna — incluida la fecha de alta, para ver de un vistazo cuál se conectó hace menos tiempo —, y permite seleccionar varias para actualizar su potencia óptica, reiniciarlas o darlas de baja en un solo paso. En las OLT C-DATA y BDCOM, el estado de cada ONU (en línea / fuera de línea) se mantiene al día solo, sin que tengas que pulsar nada; en las demás marcas se actualiza con el botón "Actualizar" de cada ONU. La pantalla "Sin autorizar" muestra la fibra nueva que la OLT detectó pero que nadie dio de alta todavía, con un botón para autorizarla al vuelo — si buscás una que ya quedó atada en la OLT pero no aparece ahí, un enlace te lleva a "Importar ONUs" de esa misma OLT. La campana de notificaciones, arriba del panel, también te avisa apenas se detecta fibra nueva conectada y te lleva directo a esa pantalla con la OLT correspondiente ya elegida.
• Aviso de equipo sin respuesta: si una OLT o un router queda sin respuesta en su verificación (se reconfirma antes de avisar, para no alarmar por un parpadeo), la campana abre un aviso urgente con el motivo y, si tienes WhatsApp configurado para alertas, te llega un mensaje. Cuando el equipo vuelve a responder, el aviso se cierra solo. Si una OLT cae porque el router por el que se llega a ella también está caído, el aviso lo indica y no te llega un segundo mensaje.
• Importar ONUs desde la OLT: con un clic, Optix lee todas las ONUs que tiene la OLT y las cruza con tus clientes usando el código de la descripción del equipo (VLAN + último número de la IP), completando fabricante, serie, puerto y estado. Las que no puede emparejar solas quedan marcadas para que las vincules a mano; las que empareja por descripción se muestran como "para revisar". Si preferís partir desde un cliente puntual en vez de desde la OLT, su ficha ofrece "Buscar / vincular ONU existente": elegís la OLT y aparece la lista de sus fibras que todavía no tienen cliente (incluso las recién conectadas que nunca se importaron) para vincular con un clic — sin tener que saber de memoria el número de serie ni el puerto. Cuando la OLT lo reporta, la importación trae además la potencia óptica de recepción, la distancia del cliente sobre la fibra y el modelo real del equipo. Todo lo técnico (IP, MAC, serie, potencia óptica, distancia, VLAN, fabricante) queda visible en la ficha de cada cliente.

  Tutorial (11s) — importar y conciliar las ONUs de tu OLT en un clic

• Historial de cambios de la OLT: desde el menú de cada OLT, esta pantalla muestra qué cambió y cuándo en sus fibras — una que se dio de alta, una a la que le cambiaron el puerto o el código, o una que dejó de aparecer en el equipo (por ejemplo, si alguien la eliminó directo en la OLT). No muestra quién lo hizo cuando el cambio no pasó por una acción tuya en Optix — sólo la propia OLT sabría decir eso, y la mayoría no lo registra por persona.
• Etiquetar para reencontrar: como la dirección MAC de una ONU no coincide con su número de serie ni con el orden en que la lista el equipo, ubicar la ONU de un cliente puede volverse un dolor de cabeza. Después de emparejar, Optix puede escribir una etiqueta estándar (el código de zona + IP del cliente, y su nombre) tanto en la descripción de la ONU en la OLT como en el comentario de su conexión y su cola de ancho de banda en el router — así se la encuentra de una, mires donde mires. El listado de ONUs marca las que todavía no tienen esa etiqueta, y hay un botón para ponérsela a varias a la vez.
• Acciones en lote: en el listado de ONUs podés marcar varias con la casilla de cada fila (o "seleccionar todas") y aplicarles de una sola vez: actualizar su óptica, reiniciarlas, normalizar su descripción, habilitarlas o deshabilitarlas en la OLT (sin perder su configuración — se pueden volver a habilitar sin reconfigurar nada), o eliminarlas. Las acciones te piden confirmar antes de aplicarse, y al terminar mostrás un resumen de cuántas se completaron y cuántas no.
• Estado óptico de cada ONU (potencia de señal) cuando está disponible. Cuando una ONU está fuera de línea, algunos modelos de OLT te muestran también el motivo real que reporta el equipo (pérdida de señal óptica, reinicio, etc.) — útil para saber qué pasa antes de mandar a un técnico a revisar en persona. El botón "Actualizar óptica" también refresca la etiqueta/descripción y el estado (Control/Running/Config) tal como los reporta la OLT en ese momento — si alguien la cambió directo en el equipo, un clic la pone al día en vez de esperar a la próxima importación completa.
• Planes de velocidad técnicos — un catálogo aparte del plan comercial que le vendés al cliente (ver Clientes y planes): el perfil de velocidad que efectivamente aplicás a nivel de OLT al aprovisionar una ONU. Podés tener los dos alineados o no, según cómo trabaje tu negocio.
• Modelos de ONU — un catálogo, compartido entre todos los clientes de Optix y mantenido por nosotros, que le dice al sistema por cada modelo de equipo si es un router con WiFi o un puente simple, y qué foto usar. Es lo que hace que en la ficha de la ONU y del cliente aparezca la foto y el tipo correctos. Si te falta un modelo o una foto, contactá a soporte.
• Cada OLT tiene una consola de gestión (botón "Administrar" en el listado) con la información que reporta el equipo en vivo: datos del sistema y tiempo encendido, estado de cada puerto de fibra (cuántas ONUs autenticadas y en línea), puertos de subida y las VLAN que transporta cada uno, VLAN configuradas y perfiles técnicos. Desde ahí también podés guardar la configuración del equipo en su memoria. Lo que se muestra depende de lo que cada marca/modelo de OLT permita consultar; si una sección todavía no está disponible para tu equipo, la consola te lo dice en vez de mostrar datos vacíos.
• Abrir el panel web propio de la OLT: desde el listado (menú "Herramientas") o desde su consola, "Abrir panel web nativo" te lleva a la administración original del fabricante de tu OLT, en una pestaña o ventana nueva, sin que tengas que conectarte por tu cuenta a la red del equipo. El acceso lo genera Optix para tu sesión y dura 5 minutos — se cierra solo poco después de que cerrás esa pestaña/ventana, antes si querés con el botón "Cerrar acceso ahora", o al vencer el tiempo si te olvidás de cerrarla. Podés tener varios equipos abiertos a la vez (una OLT y varias ONUs, por ejemplo) sin que se interfieran entre sí. Para entrar a esa administración vas a necesitar el usuario y la contraseña del propio equipo: esas credenciales, y mantenerlas seguras (cambiar las de fábrica), son responsabilidad tuya como operador de la red.
• Abrir el panel web de una ONU: en el detalle de una ONU (tipo router), si cargás su "IP de gestión" y la ONU está activa, aparece el mismo botón "Abrir panel web nativo" para entrar a su administración (cambiar WiFi, etc.) por la misma vía segura y temporal. Si la ONU todavía no tiene esos datos completos, el botón no se muestra.
• Para algunos modelos de OLT hay además un panel de administración con vista completa del equipo: todas las ONUs conectadas y su estado, potencia por puerto, fibra nueva detectada todavía sin autenticar (para darla de alta con un clic), cambiar el nombre/descripción de una ONU, bajarla temporalmente sin perder su configuración, y reiniciarla de forma remota. Cambiar el nombre o bajar una ONU se ve reflejado al instante en pantalla, pero queda pendiente hasta que apretás el botón de guardar — así podés hacer varios cambios seguidos sin esperar entre uno y otro, y confirmarlos todos juntos cuando termines.

Procedimiento: agregar una OLT detrás de ese RouterBoard

Diseñador de red de fibra (FTTH)

La pantalla de "Diseñador FTTH" muestra, antes del listado de tus proyectos, un adelanto de una red completa. Si tu empresa ya tiene un proyecto real con datos, es justamente ESE — en modo solo lectura, con un botón para abrir el editor completo. Si todavía no creaste ninguno, ves en cambio un proyecto real de otra red diseñada en Optix (solo lectura, sin botón de editor, porque no es tuyo) para que veas de entrada cómo queda un diseño real — y si esa referencia no está disponible, un ejemplo ilustrativo genérico en su lugar, con puntos que podés arrastrar para acomodarlo a gusto (las líneas conectadas los siguen) y acercarte con el scroll a una zona puntual; nada de eso es un proyecto real ni queda guardado en ningún lado, al recargar la página vuelve siempre al diseño original. En los tres casos es solo para que veas de un vistazo todo lo que se puede diseñar, y arranca con vista satelital y con la capa de acometidas oculta (para no saturar el mapa apenas cargás) — activá el chip correspondiente si querés verlas.

Un mapa donde diseñás tu red de fibra de punta a punta. Los botones "+ Punto", "+ Línea" y "Medir" viven en una barra flotante arriba del propio mapa — hacés clic para ubicar cada uno, con una línea punteada que sigue al cursor mientras trazás para ver hacia dónde va el próximo tramo antes de confirmarlo. El nombre se precarga solo ("Punto 1", "Línea 1", etc.) para no tener que escribirlo cada vez, aunque siempre podés cambiarlo. El formulario para completar los datos aparece chico, al costado del mapa, sin taparlo — podés seguir viendo y trabajando el mapa mientras lo completás.

Marcás los puntos por los que pasa la red — OLT, splitters (elegís la relación de división, 1:8, 1:16, etc., y el sistema calcula solo cuántos puertos de salida tiene), NAP, muflas/empalmes, postes y cámaras/pozos. Cada tipo de punto se ve con su propio color en el mapa, y podés arrastrarlo para reubicarlo si hace falta ajustar el trazado. Con el botón "✎ Editar" de la lista de puntos/líneas podés cambiar el tipo, el nombre y el resto de los datos de algo que ya creaste, sin tener que borrarlo y volver a ubicarlo — o, si solo necesitás cambiar el nombre, escribilo directo ahí mismo en la lista. Al elegir el color de un cable, los colores que ya usaste antes en ese proyecto aparecen como acceso rápido, para no tener que recordar el código exacto. Tenés capa de calles y satelital, un buscador de direcciones para ubicarte rápido en una zona, y un panel con la longitud total de cable por tipo y la ocupación de puertos del proyecto.

El botón "Medir" es aparte de los dos anteriores — mide distancias reales sobre el mapa (clic a clic, como una regla) sin guardar nada, útil para calcular de antemano cuánto cable vas a necesitar antes de comprometerte a diseñar la ruta.

Un panel de capas junto al mapa te deja prender o apagar qué se ve — por ejemplo, ocultar todos los postes y cámaras para concentrarte solo en splitters y NAPs — con un contador de cuántos hay de cada tipo, sin borrar ni afectar nada de lo que ya diseñaste.

Cada cable y cada splitter tiene además una página de detalle propia ("Gestionar hilos"/"Gestionar puertos" en la lista del proyecto) donde llevás el seguimiento hilo por hilo: cuántos hilos tiene el cable, el color estándar de cada uno (para que coincida con el color físico real de la fibra), su estado (libre, reservado, usado o dañado) y notas; y en cada splitter, de qué hilo se alimenta y a qué hilo de qué cable va cada uno de sus puertos de salida — útil para no perder el hilo (literalmente) de una red que crece.

El botón "Diagrama de hilos" arma un gráfico de flujo con todo lo que ya mapeaste: de qué cable y qué hilo entra a cada splitter, y a qué cable y qué hilo sale cada uno de sus puertos — una forma visual de revisar de un vistazo el recorrido completo de la fibra en vez de ir cable por cable.

Cuando el diseño está listo, el botón "Exportar KMZ" genera un archivo que abrís directo en Google Earth o importás en QGIS ("Añadir capa vectorial") — listo para llevarlo a campo con tu equipo técnico, con cada punto y ruta ya clasificado y con las longitudes calculadas.

También podés hacerlo al revés: desde el listado de proyectos, "Importar KML/KMZ" crea un proyecto nuevo a partir de un archivo — útil si ya tenías la red trazada en Google Earth o QGIS y no querés volver a ubicar cada punto a mano. La importación nunca mezcla datos con un proyecto que ya tengas; siempre arranca uno aparte, que después podés seguir editando normalmente.

Junto al listado de proyectos también tenés dos catálogos propios, compartidos por toda tu empresa (no por proyecto):

• Tipos de cable — registrá los cables que realmente usás (nombre, cantidad de hilos, código de color, precio por metro) y asignaselos a cada línea que trazás en el mapa. Con eso, Optix calcula solo un presupuesto de materiales a partir de la distancia real del trazado — no hace falta medir y multiplicar a mano.
• NAP — un inventario de tus NAP reales (zona, tipo de splitter, puertos totales y usados, ubicación), pensado como un conteo único por equipo físico, sin importar en cuántos mapas aparezca. Es aparte del punto "NAP" que ubicás en el mapa de un proyecto — hoy son dos cosas todavía no conectadas entre sí, así que la ocupación de puertos de este catálogo se actualiza a mano. Desde el alta o edición de un cliente hay una sección opcional "Fibra / NAP" para anotar en cuál de tus NAP y en qué puerto quedó su fibra, con la opción de crear un NAP nuevo ahí mismo si hace falta.

  Tutorial (16s) — dar de alta un NAP en el catálogo

También podés verificar si una coordenada específica cae dentro del radio de cobertura de algún punto del proyecto, antes de comprometerte a instalar a un cliente nuevo en esa zona.

Estas acciones hablan con tu equipo real — si un router o una OLT no responde (apagado, sin red, credenciales vencidas), el sistema te lo informa con un error claro en vez de decir "listo" sin haber confirmado nada. Si eso pasa seguido con un equipo en particular, es buena señal de que hay que revisar la conexión física o de red hacia ese equipo.

Llevá el control de cables, ONUs, routers y demás material: proveedores, existencias y movimientos de entrada/salida. El sistema no te deja registrar una salida que dejaría el stock en negativo, así que el inventario siempre refleja lo que realmente tenés disponible.

Organizá tus ítems en categorías propias (creadas desde "Categorías", junto al listado de Almacén) en vez de escribir el nombre a mano cada vez — así evitás terminar con "Cable"/"cable"/"Cables" como si fueran tres cosas distintas. Desde el listado también podés seleccionar varios ítems a la vez para asignarles la misma categoría o eliminarlos en un solo paso.

Registrá los gastos del negocio con su comprobante adjunto (foto o PDF), y consultá el dashboard de ingresos vs. gastos vs. utilidad para tener una foto clara de cómo va el negocio. Solo los pagos ya verificados cuentan como ingreso real en ese cálculo — un pago todavía pendiente de confirmar nunca infla la cifra.

Desde el listado de facturas, el botón "Recordar por WhatsApp" le manda al cliente un mensaje con los datos de su factura pendiente y el enlace público para verla y pagarla — sin que el cliente necesite ninguna cuenta ni contraseña.

El envío depende de que tu empresa tenga conectada su propia cuenta de WhatsApp Business — si un mensaje no sale, el sistema lo deja marcado como pendiente en vez de darlo por enviado, nunca finge un envío que no pasó. La conexión se configura en Administración → "WhatsApp Business API", con las credenciales de tu propia cuenta de Meta Business (no se comparte un número entre distintas empresas: cada negocio conecta el suyo, de forma completamente independiente).

La pantalla de Administración → "WhatsApp Business API" está organizada en pestañas: Conexión (tus credenciales), Plantillas (los 6 mensajes que puede mandar Optix), Estado en Meta (para ver de una vez si ya te las aprobaron), Probar (mandar cualquiera a cualquier teléfono) y Automatizaciones (prender o apagar los envíos automáticos). Arriba de las pestañas hay un resumen rápido: si estás conectado, y cuántas plantillas llevás aprobadas.

Cómo conectar tu propia cuenta, paso a paso:

1. Si todavía no tenés una, creá una cuenta en Meta Business Suite (business.facebook.com) para tu negocio.
2. En Meta for Developers, creá una App y agregale el producto "WhatsApp". Meta te va a dar ahí un Phone Number ID y un WhatsApp Business Account ID — dos códigos que vas a necesitar en el paso siguiente (podés empezar con el número de prueba que da Meta, y conectar tu número real más adelante).
3. Dentro de Meta Business Suite, creá un "System User" con acceso permanente a esa App de WhatsApp, y generá su token de acceso — usá ese, no el token de prueba que caduca a las 24 horas.
4. En Optix, andá a Administración → "WhatsApp Business API", pestaña Conexión, y pegá esos tres datos (Phone Number ID, WhatsApp Business Account ID y el token). Guardá.
5. En la pestaña Plantillas, usá el botón "Enviar plantilla a Meta" de "Factura" para mandar a revisión el mensaje que Optix usa para recordar facturas — no hace falta que lo escribas a mano en Meta Business Manager. Andá a la pestaña Estado en Meta y consultá el estado de todas tus plantillas de una sola vez (Meta puede tardar desde minutos hasta un par de días en aprobar).
6. Una vez aprobada, andá a la pestaña Probar, elegí "Factura" y mandala a tu propio número. Recién cuando confirmes que te llegó, activá el envío real con el casillero de la pestaña Conexión.

La pestaña Plantillas tiene, además de la de factura, una para el aviso manual — un mensaje que redactás vos mismo en el momento (Administración → "Enviar aviso manual") para una eventualidad puntual: un corte de fibra, un mantenimiento programado, cualquier anuncio. Podés mandarlo a un cliente puntual, a todos los clientes de una zona/VLAN, o a todos tus clientes activos de una sola vez — el sistema te muestra cuántos van a recibirlo antes de confirmar el envío. Seguí los mismos pasos de arriba con esta plantilla (nombre aviso_general sugerido) para poder usarla.

Hay dos plantillas más, también opcionales, para la mora: un recordatorio de pago (para clientes cuya factura venció y todavía no se refleja el pago) y un aviso de suspensión (cuando se corta el servicio por esa misma razón). Se envían a Meta y se prueban igual que la de factura, todo desde las mismas pestañas "Plantillas"/"Estado en Meta"/"Probar". Podés activarlas para que salgan solas — en Automatizaciones — o dejarlas apagadas y mandarlas vos a mano cuando haga falta: el botón "Recordar mora" aparece en el listado de Facturas junto a las que ya vencieron, y "Avisar suspensión" aparece en la ficha de cualquier cliente que ya esté suspendido.

La pestaña Automatizaciones te deja prender o apagar cada una por separado — las tres empiezan apagadas. Hay también un recordatorio antes de que la factura venza (reusa la plantilla de factura de arriba, no necesita una aparte) — elegís cuántos días antes se manda (tres por defecto). Igual con el recordatorio de mora: elegís cuántos días después del vencimiento se manda (uno por defecto). Ambos se mandan una sola vez por factura, nunca todos los días. El aviso de suspensión, si lo activás, sale automáticamente en el mismo momento en que el sistema corta el servicio por falta de pago — que puede ser de madrugada.

Para que ninguno de estos avisos automáticos te llegue a un cliente a mitad de la noche, la misma pestaña Automatizaciones tiene un horario de envío (7am a 8pm por defecto, ajustable). Si un aviso automático se dispara fuera de ese horario, no se pierde: queda esperando y se manda apenas se abra la ventana. Esto no afecta los botones manuales ("Recordar mora", "Avisar suspensión", "Enviar manual", etc.) — esos siempre se mandan al instante, sin importar la hora.

Por defecto, "enviado" sólo significa que WhatsApp aceptó mandar el mensaje — no que le llegó de verdad al cliente. Para saber la entrega real (✓✓ entregado, ✓✓ leído, o si no se pudo entregar y por qué), conectá el webhook: en la misma pestaña Conexión, copiá la "URL del webhook" que te muestra Optix y pegala en tu App de Meta (Configuración de WhatsApp → Webhooks), junto con el "Verify Token" (podés generarlo con el botón de al lado) y el App Secret de tu App (distinto del token de acceso — lo encontrás en la Configuración básica de tu App en Meta for Developers). Una vez conectado, el listado de Mensajes muestra el estado real de cada envío, no sólo si salió de Optix.

Hay una quinta plantilla para el contrato — la que usa el botón "Enviar contrato" en la ficha de un cliente recién creado (ver Clientes y planes).

La sexta y última plantilla es la alerta operativa — no es para tus clientes, sino para tu propio equipo: le avisa a los usuarios con rol de administrador, supervisor o técnico (que tengan un teléfono cargado) cuando el sistema detecta un problema en la red, y también avisa a un técnico cuando se le asigna un ticket de soporte. Se configura y se prueba de la misma forma que las anteriores.

En la pestaña Plantillas, debajo del nombre y el idioma de cada una de las 6 hay un campo de mensaje donde podés escribir el texto que quieras que le llegue al cliente — a la derecha de la pantalla vas viendo una vista previa de cómo queda cada mensaje con datos de ejemplo. Si lo dejás en blanco, se usa un texto por defecto que ya viene armado. Importante: cambiar el texto acá no actualiza una plantilla que Meta ya aprobó — si ya la habías enviado antes, hace falta volver a mandarla con "Enviar plantilla a Meta" para que el cambio quede reflejado también del lado de Meta.

Debajo de cada mensaje hay un segundo campo, "Texto para envío manual (otro número)" — independiente del de arriba: podés dejarlo distinto para cuando necesites mandar el mismo aviso a mano, por ejemplo desde el celular de otra persona del equipo. Este texto nunca se manda a aprobar a Meta. Junto a los botones de recordatorio, aviso, mora, suspensión y contrato (en Facturas y en la ficha de un cliente) vas a encontrar un botón "Enviar manual" — abre WhatsApp con ese texto ya cargado, disponible siempre, esté o no conectada tu cuenta de WhatsApp Business.

Conectar tu propia cuenta de WhatsApp Business no es obligatorio para usar Optix — si todavía no la conectaste, o una plantilla sigue esperando la aprobación de Meta, ningún mensaje se pierde: en Administración → "Mensajes de WhatsApp" vas a ver cada uno que no se pudo mandar solo, con un botón que abre WhatsApp con el mensaje ya escrito para que lo mandes vos con un click, y otro para marcarlo como enviado una vez que lo hiciste. Si el texto necesita un ajuste antes de mandarlo, "Editar texto" te deja corregirlo ahí mismo. Ese mismo listado también deja ajustar el ancho de sus columnas arrastrando el borde, buscar por contenido, por el cliente o por su IP asignada, filtrar por estado, por tipo de mensaje, por zona/VLAN, por sede o por fecha de facturación, elegir cuántos mostrar por página, y eliminar un mensaje que ya no necesitás conservar — igual que en Clientes, Facturas y Soporte.

Esa opción de editar el texto está encendida por defecto — si preferís que nadie la toque, hay un interruptor para apagarla en Administración → "WhatsApp Business API".

Más todavía: si tocás "Enviar contrato", "Recordar por WhatsApp" o "Avisar suspensión" desde la ficha de un cliente y todavía no tenés la conexión oficial (o la plantilla sigue en revisión), Optix te abre WhatsApp con el mensaje ya escrito en el momento — no hace falta ni siquiera pasar por "Mensajes de WhatsApp" para eso, aunque igual conviene volver ahí y marcarlo enviado. Es una forma de arrancar sin necesitar la conexión oficial desde el primer día.

Además del contrato de servicio (ver Clientes y planes), Optix trae un generador de documentos para cualquier otro papel que necesites entregarle a un cliente con sus datos ya completos: una orden de instalación, una orden de retiro de equipos, una carta de responsabilidad de equipos, o un paz y salvo. Cada uno se genera como PDF en el momento, con el nombre, documento, dirección y plan reales del cliente ya puestos donde corresponde — nada para tipear a mano.

Tu cuenta ya viene con esos cinco tipos listos para usar desde el primer momento que abrís Administración → "Tipos de documento". Podés editar el texto de cualquiera (por ejemplo, para ajustar una cláusula a tu negocio), apagar el que no uses, o crear los tuyos propios (una carta de bienvenida, una autorización cualquiera) con el mismo diseñador.

El diseñador es un editor de texto simple con un panel de variables debajo — hacé clic en cualquiera ({{nombre_cliente}}, {{numero_documento}}, {{razon_social}}, etc.) para insertarla donde tengas el cursor. A la derecha vas viendo una vista previa real del PDF con datos de ejemplo — el mismo diseño, logo y formato con el que se va a generar de verdad, no sólo el texto. Envolvé cualquier parte entre **dos asteriscos** para que salga en negrita, y si querés, agregá una marca de agua (por ejemplo "BORRADOR" o "COPIA") que aparece tenue y en diagonal en cada página. Un interruptor aparte decide si el documento lleva espacio de firma al final.

Además del diseño simple de siempre, hay una plantilla "Membretada" pensada para cartas dirigidas a un tercero (por ejemplo, una carta de responsabilidad para la administración de un conjunto residencial) — usa un membrete de marca a toda la página en vez del encabezado simple. El fondo y un segundo logo de ese membrete se configuran junto al resto de tu marca (logo, colores) en "Datos de la empresa".

Si ya tenés tus documentos en Word, no hace falta escribirlos de nuevo: al crear un tipo de documento, subí el archivo .docx (hasta 5 MB) en "¿Ya tenés este documento en Word?" y Optix lo pasa a texto editable en el acto, conservando párrafos, negritas, listas y tablas. Te avisa lo que no se importa (imágenes, colores, tamaños y encabezados — el diseño lo da la plantilla que elijas) y te propone cambiar tu razón social, NIT, correo, teléfono y fechas escritos a mano por las variables que se completan solas con los datos de cada cliente. Podés revisar el resultado en la vista previa y, si no te convence, deshacer la importación. El archivo no se guarda en Optix, solo el texto. Los .doc antiguos hay que guardarlos primero como .docx desde Word.

Para generar uno, entrá a la ficha de un cliente y buscá la tarjeta "Generar documento" (junto a "Documentos", donde ya subís cédulas y evidencias). Elegí el tipo y tenés dos botones: "Descargar PDF" (se abre en una pestaña nueva, listo para imprimir o guardar) y "Enviar por WhatsApp" — este último funciona igual que los botones "Enviar manual" de Facturación (ver Avisos por WhatsApp): abre WhatsApp con un link al documento ya armado, sin necesitar tu cuenta oficial de WhatsApp Business conectada.

Esta función es opcional — no todas las empresas están obligadas a facturar electrónicamente ante la DIAN. Activala solo si la necesitás, desde "Facturación electrónica" → Opciones; hasta que no la actives, el botón "Generar CUFE" ni siquiera aparece en tu listado de facturas.

Una vez activada y con tu configuración cargada (resolución, prefijo, rango autorizado, vigencia), Optix calcula automáticamente el CUFE (el código único que identifica cada factura electrónica) siguiendo el algoritmo oficial de la DIAN.

La transmisión electrónica real a la DIAN requiere además activar un proveedor tecnológico certificado — mientras eso no esté conectado en tu instalación, el CUFE queda calculado y guardado, pero la factura no se transmite todavía. Si tu negocio necesita facturar electrónicamente de forma oficial, contactá a soporte de Optix para completar esa conexión antes de depender de esta función en producción.

Optix funciona desde el primer día para llevar clientes, planes, facturas, pagos y soporte. Las funciones que actúan sobre algo externo a tu panel necesitan, además, una conexión configurada — hasta que la tengas, esos botones te avisan claramente qué falta, nunca fallan en silencio ni inventan un resultado.

• Tus equipos de red (RouterBoard y OLT). Para autorizar ONUs, cortar y reconectar clientes, ver tráfico y potencia óptica, Optix tiene que hablar con tu equipo real. Se da de alta en Tu red con sus datos de acceso; si el equipo no tiene IP pública, un asistente genera un script que pegás una sola vez en el RouterBoard y listo.
• Facturación electrónica (DIAN). El cálculo del CUFE ya lo hace Optix; la firma y el envío a la DIAN requieren activar un proveedor tecnológico certificado. Contactá a soporte para conectarlo.
• Avisos automáticos por WhatsApp. Enviar mensajes desde Optix requiere conectar la API de WhatsApp Business de Meta (número verificado y plantillas aprobadas). Mientras tanto podés abrir WhatsApp con el mensaje ya escrito y mandarlo a mano.
• Cobro en línea. Para que tus clientes paguen desde el enlace de la factura hace falta configurar las credenciales de una pasarela de pago. Sin eso, los pagos se registran a mano al confirmarlos.

Sobre la VPN a tu RouterBoard. El túnel que conecta tu equipo con Optix es para que vos administres tu red desde el panel. Si en algún caso puntual el equipo de soporte de Optix necesita entrar por ese túnel para ayudarte con un equipo (por ejemplo dejar operativo el SNMP de tu OLT), las credenciales y el firmware de ese equipo siguen siendo tuyos y bajo tu responsabilidad: mantené sus contraseñas fuera de fábrica y su firmware al día. Podés cerrar ese túnel cuando quieras.

Cada usuario de tu empresa tiene uno o más roles, y cada rol tiene un conjunto de permisos (ver, crear, editar, eliminar) por módulo — si le marcás varios a la vez, sus permisos son la suma de todos ellos. Esto te deja armar equipos con acceso acotado, y también combinar funciones en una misma persona — por ejemplo, alguien de soporte que puede ver y actualizar tickets, pero no tocar facturación ni la configuración de la empresa; o un empleado que hace ventas y cobros a la vez, con Ventas + Contabilidad marcados los dos.

Cambiar el rol de otro usuario es un permiso aparte de simplemente editar sus datos, y está reservado a quienes administran la cuenta — así evitás que alguien se autoasigne más acceso del que le corresponde. El sistema tampoco te deja eliminar o degradar al último administrador de tu empresa, para que nunca te quedes sin nadie que pueda gestionar el resto de los usuarios.

Si tu negocio tiene más de una sede, además del rol podés restringir a un usuario a una sola sede — esa persona va a ver y gestionar solo los clientes, facturación, soporte, WhatsApp y red de esa sede, nunca de las demás, aunque sea la misma cuenta de Optix. Es justo para el caso de delegar la administración de una sede a otra persona sin que vea los números de las demás. Un usuario sin sede asignada (el valor por defecto) sigue viendo todo, como siempre. Al crear o editar un usuario, el campo Sede de trabajo te deja elegir entre una sola sede o todas las sedes — por ejemplo, un técnico que atiende las dos zonas —, y lo puedes cambiar cuando quieras; el listado de usuarios muestra la sede de cada persona.

Los roles disponibles hoy son Administrador (acceso completo), Supervisor (casi todo, salvo usuarios y configuración de la empresa), Ventas, Soporte, Técnico de red, Instalador y Contabilidad — cada uno acotado a lo que esa función necesita. Instalador está pensado para quien hace las instalaciones en el domicilio del cliente: puede ver clientes, dar de alta y gestionar los equipos de fibra de la red, y abrir tickets de soporte cuando algo no se resuelve en sitio — no ve facturación, pagos ni la administración de usuarios. Abajo, una guía rápida para el rol Ventas.

Quien administra el equipo puede darle a una persona funciones adicionales al editar su usuario (sección "Funciones adicionales"): usar el Laboratorio, ver los datos técnicos de los clientes, crear tickets y órdenes, y generar documentos — en este último caso, eligiendo exactamente cuáles tipos de documento puede usar. Lo que su rol ya incluye aparece marcado y no se puede quitar desde ahí; el Laboratorio, por defecto, es solo para administradores.

Para quien administra el equipo, Clientes → "Ventas del equipo" muestra por vendedora y por mes cuántos prospectos tiene, cuántas instalaciones están agendadas, cuántas se instalaron, cuántos declinaron y su porcentaje de cierre. La meta mensual de cada vendedora se fija al editar su usuario, y los prospectos se consultan en el listado de clientes con el filtro "Prospectos" (se pueden filtrar por vendedora). Los prospectos no se mezclan con los suscriptores ni cuentan en los números de clientes activos hasta que se confirma su instalación.

Guía rápida para Ventas

Pensado para quien capta clientes nuevos y no maneja cobros ni la parte técnica de la red. Cada vendedora ve únicamente los clientes que ella misma registra, y en la ficha de cada uno no aparece nada técnico (conexión, equipos, estado del servicio) ni facturación o pagos. Al registrar un cliente nuevo completa un formulario corto — datos de la persona, dónde vive, el plan que le interesa y unas notas para anotar lo que conversó con él — y queda como prospecto: todavía no es un suscriptor, no se le factura ni cuenta en los números de clientes activos. Además puede mandar mensajes de WhatsApp y ver sus propios tickets. Crear tickets, generar los documentos del cliente (ver Documentos), ver los datos técnicos del cliente o usar el Laboratorio son funciones adicionales que quien administra puede otorgarle (o no) a cada persona. No ve Red, Almacén, Contabilidad, Facturación ni la administración de usuarios — esas secciones ni siquiera aparecen en su menú.

Estas tareas corren solas, sin que nadie tenga que entrar al panel a ejecutarlas:

• Generación de facturas — una vez al día.
• Verificación de mora — una vez al día.
• Corte de clientes morosos — una vez al día, respetando el plazo de gracia configurado.
• Reconexión de clientes al día — cada 15 minutos.

El historial de estas corridas queda registrado y es consultable desde el panel, para que siempre puedas ver qué se ejecutó y cuándo.

Este manual se va actualizando a medida que el sistema crece — si algo no está claro, falta una sección, o encontrás un comportamiento que no coincide con lo descrito acá, contactá a soporte de Optix para que lo revisemos.